Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert.
Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung, Hauptabteilung Zentrale Aufgaben, Abteilung Interne Services in Voll- oder Teilzeit eine
Assistenz der Abteilungsleitung
Ihre Aufgabenschwerpunkte:
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie auch Protokollführung bei z. B. Projektsitzungen und Workshops
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für die Abteilungsleitung
• Terminmanagement (Terminplanung, -koordination‚ und -überwachung)
• Führen, Kategorisierung und Verteilung der zentral auflaufenden Anfragen und Korrespondenz über das Sammelpostfach der Abteilung Interne Services
• Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Mitwirkung und Unterstützung bei Projekten und Einführungsvorhaben
• Veranstaltungsorganisation und Planung
• Koordinierung der Rechnungsstellungen und Buchungen
Ihr Profil:
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bevorzugt als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere mit PowerPoint, Word, Excel und SharePoint
• Erste Erfahrung mit SAP von Vorteil
• Anwenderkenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung)
• Anwenderkenntnisse im Umgang mit zeitgemäßen Kommunikationsmitteln (Video-, Telefonkonferenzen)
• Sie erkennen interne und externe Bedarfe, Zusammenhänge und Abhängigkeiten vorausschauend/frühzeitig, fragen diese bei Bedarf aktiv nach und leiten Handlungsnotwendigkeiten ein
• Fähigkeit auch in Phasen hoher Intensität den Überblick zu behalten sowie eine proaktive Arbeitsweise
• Mittels Ihrer klaren und adressatengerechten Kommunikation stellen sie im vernetzten Arbeiten die Schnittstellen zu vor und nachgelagerten Prozessen sicher
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Absprache
Vergütung:
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 6 BG-AT vorbehaltlich einer endgültigen Stellenbewertung.
Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt.
Persönliche Vorstellungsgespräche führen wir vor Ort unter Einhaltung von Hygienemaßnahmen oder ggf. über videobasierte Tools (z. B. Skype for Business) durch.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Fachlicher Ansprechpartner:
Tobias Burchard, Tel.: 030 85781-490
Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess:
Antje Böhm, Tel.: 030 85781-547
Bewerben Sie sich bis zum 5. April 2023 mit Ihren kompletten Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) direkt hier im System.
